INFORMATIVA SULLA PRIVACY - art.13 del Regolamento UE n.679/2016 GDPR

 

 

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Lo Studio Notarile Associato Maltoni - Scozzoli (di seguito, anche Studio Notarile) desidera informarLa che i Suoi dati personali o comunque i dati personali a Lei riferiti o riferibili saranno trattati dallo scrivente nel pieno rispetto della normativa vigente sul trattamento dei dati, dettata dal Regolamento Generale Europeo 679/2016 (di seguito, G.D.P.R.) e dal d.lgs. 196/2003 (c.d. Codice della privacy), come modificato dal d.lgs. 101/2018.

DEFINIZIONI

“Dato personale”: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. “Trattamento”: qualunque operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di strumenti elettronici, applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione, o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o  l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. “Limitazione di trattamento”: la temporanea esecuzione della sola operazione di conservazione dei dati personali, con conseguente inutilizzabilità e inaccessibilità dei dati medesimi per tutto il periodo di limitazione. “Titolare del trattamento”: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. “Responsabile del trattamento”: la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento. “Responsabile della protezione dei dati” (di seguito, anche “D.P.O.”): il soggetto incaricato dal titolare del trattamento per fornirgli consulenza in merito agli obblighi di legge in materia di protezione dei dati nonché per fungere da raccordo tra il titolare medesimo e il Garante per la protezione dei dati personali. “Profilazione”: qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell'utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Titolare del trattamento è lo STUDIO NOTARILE ASSOCIATO MALTONI - SCOZZOLI, con sede principale in Forlì (FC), 47121, via Mentana n. 4, tel. 0543/36448, fax 0543/370267, mail info@maltoniscozzoli.it, e con sede secondaria in Cesena (FC), 47023, viale Gaspare Finali n. 66, tel. 0547/24299, fax 0547/366560, mail cesena@maltoniscozzoli.it, partita IVA 02695890406. Responsabile della protezione dei dati (D.P.O.) è il dr. UGO TERRACCIANO, codice fiscale TRRGUO60E08G224K, di T&T Intelligence Security S.r.l., con sede in Forlì, 47121, viale Fulcieri Paulucci de Calboli n. 5, tel. 0543/65687, mail info@intelligencesecurity.it, p.e.c. t-t.intelsecur@pec.it, partita IVA 04378270401.

CONDIZIONI DI LICEITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei Suoi dati da parte dello Studio Notarile è legittimato dal Suo consenso, nonché dalla necessità di trattare i dati stessi per l’esecuzione degli obblighi gravanti sullo Studio Notarile medesimo e per lo svolgimento delle relative funzioni.

FINALITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO. RACCOLTA E COMUNICAZIONE DEI DATI

Il notaio è un pubblico ufficiale che svolge istituzionalmente un ruolo di garanzia e imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti fra privati e alle informazioni in esse contenute, in modo che chiunque possa farvi affidamento; nel contempo, assicura il controllo di legalità degli atti e una qualificata assistenza giuridica volta a far sì che gli atti stipulati realizzino, per quanto consentito, il risultato voluto dalle Parti. Lo Studio Notarile effettuerà il trattamento dei Suoi dati personali secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione (accountability), garantendo la tutela dei Suoi diritti. Al fine di assicurare la tutela dei Suoi diritti, nonché per ragioni di carattere tecnico/organizzativo, i Suoi dati potranno essere portati a conoscenza di dipendenti o collaboratori dello Studio Notarile che, operando sotto la diretta autorità di quest’ultimo, sono nominati responsabili o incaricati del trattamento e riceveranno al riguardo adeguate istruzioni operative; lo stesso onere graverà, in caso di nomina, sui responsabili del trattamento nei confronti dei dipendenti o collaboratori di questi ultimi. L’elenco di tali soggetti è costantemente aggiornato, e potrà essere da Lei consultato, agevolmente e gratuitamente, su Sua semplice richiesta al personale dello Studio Notarile. In generale, i Suoi dati potranno essere trattati da soggetti terzi o comunicati a soggetti terzi esclusivamente per l’adempimento degli obblighi legali e convenzionali/contrattuali gravanti sullo Studio Notarile. Il trattamento sarà effettuato con l’impiego delle misure di sicurezza adeguate a ridurre al minimo il rischio di accesso non autorizzato ai dati da parte di terzi, la loro distruzione e/o deterioramento, e a garantire la sua riservatezza, ai sensi dell’art. 32 G.D.P.R.

Raccolta dei dati

Per svolgere le proprie funzioni, lo Studio Notarile deve utilizzare alcuni dati riguardanti Lei e le eventuali altre parti interessate. Trattasi d’informazioni personali e/o patrimoniali, che saranno trattate con modalità elettroniche e/o manuali. Le informazioni possono essere fornite da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi tenuti, prevalentemente, da soggetti pubblici e, più raramente, da soggetti privati. A seconda della natura dell’incarico, lo Studio Notarile, quindi, consulterà (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l’Anagrafe ed altri Pubblici Registri analoghi, ricavandone le informazioni necessarie per il corretto espletamento dell’incarico. In alcuni casi, i registri consultati possono trovarsi all’estero (ad es., quando lo Studio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga un’autorità straniera). Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria all’esercizio della funzione notarile, all’incarico ricevuto e ai conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi, saranno conservate presso lo Studio Notarile per il periodo stabilito dalle rispettive normative di settore (ad es.: la legge notarile per gli atti originali; il codice civile per gli adempimenti pubblicitari; la normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità; la normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica). Senza tali informazioni, lo Studio Notarile non potrà svolgere l’incarico affidatogli. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici.

Comunicazione dei dati

A sua volta, il notaio è tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici, nei soli casi previsti dalla legge e attenendosi strettamente alle modalità stabilite dalla legge medesima. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici da cui è tratta la maggior parte dei dati riguardanti Lei e le eventuali altre parti interessate all’atto. La trasmissione avviene in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo Studio Notarile: a tale scopo, i notai italiani hanno realizzato una rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, e un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito. A titolo meramente esemplificativo, i Suoi dati potranno essere comunicati: all’Agenzia delle Entrate, già Ufficio del Registro (Ministero dell’Economia e delle Finanze), per la registrazione fiscale del contratto; all’Ufficio del Territorio, già Conservatoria dei Registri Immobiliari e Ufficio del Catasto (Ministero dell’Economia e delle Finanze), per la trascrizione del contratto e la sua volturazione; all’Ufficio dello Stato Civile, per le formalità di competenza (ad es., l’annotazione della convenzione di separazione dei beni a margine dell’atto di matrimonio); al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni. Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili tramite specifiche modalità regolate direttamente dalla legge; trattasi prevalentemente di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento ha l’intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo (in particolare, l’utilizzo di servizi in cloud può comportare l’eventuale trasferimento di dati all’estero). I Suoi dati, inoltre, saranno raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti previsti dalla normativa antiterrorismo e antiriciclaggio (D.Lgs. 109/2007 e D.Lgs. 231/2007 e relative norme di attuazione, integrazioni e modifiche) nonché per le successive elaborazioni da parte dei soggetti pubblici competenti. Oltre ai soggetti precedentemente indicati a titolo meramente esemplificativo, i Suoi dati potranno essere comunicati – in particolare – a: T&T Intelligence Security S.r.l., esclusivamente per lo svolgimento delle funzioni di D.P.O. da parte del dr. UGO TERRACCIANO (v. paragrafo “TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI”); Studio Neri-Cicognani Multiservizi S.r.l., con sede in Forlì (FC), 47121, via delle Torri n. 19, tel. 0543/32866, fax 0543/25008, esclusivamente per lo svolgimento delle funzioni di commercialista.

DIRITTI DI ACCESSO

In qualità di soggetto interessato al trattamento, Lei ha: a) il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano; b) il diritto di ottenere  l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: 1) le finalità del trattamento; 2) le categorie cui si riferiscono i dati personali in questione; 3) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se si tratti di destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; 4) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; 5) il diritto di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che La riguardano o di opporsi al loro trattamento; 6) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; 7) l’esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato (compresa la profilazione) e, almeno in tali casi, la logica utilizzata, nonché l’importanza e le prevedibili conseguenze di tale trattamento per la Sua persona; c) nell'ipotesi in cui i Suoi dati personali siano trasferiti a un Paese non membro dell’UE o ad un’organizzazione internazionale, il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento, a norma dell’articolo 46 G.D.P.R. (“Trasferimento soggetto a garanzie adeguate”); d) fermo restando il rispetto dei diritti e delle libertà altrui, il diritto di ottenere dal titolare del trattamento, a titolo gratuito, una copia dei dati personali oggetto di trattamento.

DIRITTO DI REVOCA

Lei ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento dei Suoi dati personali, con l’avvertenza che tale revoca non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato fino a quel momento.

DIRITTO ALLA RETTIFICA

Lei ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano. La rettifica verrà eseguita entro 15 giorni dalla comunicazione. In particolare, qualora gli atti notarili richiedano di essere corretti a causa dell’obbiettiva erroneità di alcuni loro elementi la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile. Qualora Lei ritenga che, tenuto conto delle finalità del trattamento, i Suoi dati personali siano incompleti, Lei ha il diritto di chiederne l’integrazione, se del caso anche fornendo una dichiarazione integrativa.

DIRITTO ALLA CANCELLAZIONE

L’atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario. Pertanto, i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e successive modifiche e integrazioni), in quanto acquisiti: a) per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento; b) nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; c) ai fini di archiviazione nel pubblico interesse; d) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Per lo stesso motivo, ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell’atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie (ad esempio, il trasferimento di residenza sarà comunicato all’anagrafe, ma non comporta la modifica dell’atto notarile; allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario, non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell’estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla legge). Lei ha comunque il diritto di chiedere in qualsiasi momento al titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che La riguardano nei seguenti casi e alle seguenti condizioni: 1) incondizionatamente, se i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati; 2) incondizionatamente, se i dati sono stati trattati in maniera illecita; 3) incondizionatamente, se i dati devono essere cancellati perché richiesto dalla normativa applicabile al titolare del trattamento; 4) incondizionatamente, se Lei revoca il consenso che abbia costituito e costituisca l’unico fondamento giuridico per il trattamento; 5) a condizione che non sussista alcun motivo legittimo prevalente, se Lei si oppone al trattamento negli altri casi in cui è riconosciuto il diritto di opposizione, a norma dell’art. 21 G.D.P.R., ossia in seguito a una valutazione comparata degli interessi coinvolti. Tuttavia, il suddetto diritto alla cancellazione non potrà essere da Lei esercitato allorquando il trattamento sia necessario: a) per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e d’informazione; b) per l’adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto dal titolare nel pubblico interesse o nell’esercizio di pubblici poteri; c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica; d) ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica oppure a fini statistici, nella misura in cui l’esercizio del diritto di cancellazione rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi del trattamento; e) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. La cancellazione verrà eseguita entro 30 giorni dalla comunicazione.

DIRITTO ALLA PORTABILITÀ DEI DATI

Per quanto riguarda il trattamento effettuato con mezzi automatizzati, l’esercizio del diritto alla portabilità dei dati di cui all’art. 20 G.D.P.R. - ossia quello di: a) ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati che La riguardano forniti a un titolare del trattamento; b) trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare che li ha trasmessi; c) ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, qualora ciò sia tecnicamente possibile - non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri da parte del notaio.

DIRITTO ALLA LIMITAZIONE DEL TRATTAMENTO

Lei ha diritto di ottenere la limitazione del trattamento (v. paragrafo “DEFINIZIONI”) , quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) se Lei, nell’esercizio del diritto di rettifica, contesta l’esattezza dei dati personali, ma solo per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esistenza dei dati in contestazione; b) se il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei dati chiedendo che invece ne sia limitato l’utilizzo; c) se, benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali Le sono necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) se Lei ha esercitato il Suo diritto di opposizione nei confronti del trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto ai Suoi.

DIRITTO DI OPPOSIZIONE

Lei ha il diritto, con precise motivazioni connesse alla sua situazione particolare, di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano nei casi previsti dall’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del G.D.P.R., ossia: a) quando il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; b) quando il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano i Suoi interessi o diritti e le Sue libertà fondamentali che richiedono la protezione dei dati personali. In questi casi, lo Studio Notarile si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali, salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sui Suoi interessi o diritti e sulle Sue libertà oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

ALTERNATIVITÀ DELLE FORME DI TUTELA

Se ritiene che i diritti di cui gode sulla base della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali siano stati violati, Lei può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o ricorso dinanzi all'autorità giudiziaria. Il reclamo al Garante non può essere proposto se, per il medesimo oggetto e tra le stesse parti, sia stata già adita l'autorità giudiziaria. La presentazione del reclamo al Garante rende improponibile un'ulteriore domanda dinanzi all'autorità giudiziaria tra le stesse parti e per il medesimo oggetto, salva la sospensiva prevista dall'articolo 10, comma 4, del d.lgs. 150/2011. Resta ferma la possibilità per chiunque di effettuare una segnalazione al Garante per l’esercizio dei suoi poteri.

OBBLIGHI DI NOTIFICA IN CASO DI RETTIFICA, CANCELLAZIONE O LIMITAZIONE

In caso di rettifica o cancellazione dei Suoi dati oppure di limitazione del relativo trattamento, sarà cura del titolare del trattamento darne comunicazione a ciascuno dei destinatari cui i dati medesimi sono stati trasmessi. È Suo diritto chiedere e ottenere i riferimenti di tali destinatari.

PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO E PROFILAZIONE

Lo Studio Notarile non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4 del G.D.P.R.

MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Per l’esercizio dei diritti di cui ai paragrafi precedenti, Lei potrà: a) scrivere al nostro indirizzo mail, info@maltoniscozzoli.it o cesena@maltoniscozzoli.it (a seconda della sede di riferimento); b) inoltrare lettera raccomandata alla nostra sede principale in Forlì (FC), 47121, via Mentana n. 4, o alla nostra sede secondaria in Cesena (FC), 47023, viale Gaspare Finali n. 66; c) scrivere all’indirizzo mail del responsabile della protezione dei dati (D.P.O.), info@intelligencesecurity.it, o al suo indirizzo p.e.c., t-t.intelsecur@pec.it.